Ab dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtetet, die elektronische Rechnung (E-Rechnung) fĂŒr alle inlĂ€ndischen B2B-UmsĂ€tze zu akzeptieren. Diese Änderung, eingefĂŒhrt durch das Wachstumschancengesetz und bestĂ€tigt durch den Bundesrat, zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsstellung zu steigern und Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren.

Was bedeutet das?

Das Gesetz wird leider gerne missverstĂ€ndlich dargestellt oder interpretiert. Eine Verpflichtung zur E-Rechnung gegenĂŒber Ihren Business-Kunden gibt es noch NICHT (Zeitplan siehe unten)! D.h. Sie können weiterhin ĂŒber die gewohnten Wege und den ĂŒblichen Medien Ihre Rechnung stellen – auf Papier, als PDF oder eben ab 2025 als E-Rechnung. Wenn Sie sich 2025 fĂŒr die E-Rechnung entscheiden, haben Sie allerdings dann die Sicherheit, dass der RechnungsempfĂ€nger Ihre Rechnung akzeptieren muss.

Das gleiche gilt fĂŒr Sie als RechnungsempfĂ€nger. Entscheidet sich ein Lieferant Ihnen ab 2025 E-Rechnungen zu senden, mĂŒssen Sie dies akzeptieren. Was das fĂŒr Konsequenzen fĂŒr Sie hat, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Dokument, das Rechnungsdaten so darstellt, dass sie elektronisch ĂŒbermittelt und automatisch verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierformaten, die manuell ĂŒberprĂŒft werden mĂŒssen, ermöglicht die E-Rechnung eine medienbruchfreie Verarbeitung und reduziert die FehleranfĂ€lligkeit erheblich. Eine E-Rechnung kann aber auch in einer „normalen“ PDF-Datei eingebettet sein – siehe unten.

Vorteile der E-Rechnung

FĂŒr Rechnungssteller:

  • Effizienz: Schnellere und einfachere Erstellung und Übermittlung von Rechnungen.
  • Kostensenkung: Einsparungen bei Papier- und Portokosten.
  • Automatisierung: Höhere ProzessqualitĂ€t durch automatische Erstellung und Validierung.

FĂŒr RechnungsempfĂ€nger:

  • Automatisierte Verarbeitung: Optimierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten.
  • DatenqualitĂ€t: Reduzierung von Fehlern und Erhöhung der DatenqualitĂ€t.
  • FlexibilitĂ€t: Dezentralisierte und ortsunabhĂ€ngige Bearbeitung von Rechnungen

Formate der E-Rechnung

Die in Deutschland anerkannten Formate fĂŒr E-Rechnungen umfassen:

  • XRechnung: Ein XML-basiertes, maschinenlesbares Format, was bedeutet, dass die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltungssysteme der EmpfĂ€nger eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
  • ZUGFeRD (ab Version 2.0): Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF/A-3-Datei als auch eine XML-Datei enthĂ€lt und somit auch lesbar ist, wie man es bisher von PDF-Rechnungen gewohnt ist.

Zeitplan

  • Ab dem 01.01.2025 mĂŒssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
  • Bis Ende 2026 dĂŒrfen alle Unternehmen fĂŒr UmsĂ€tze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgefĂŒhrt werden, bei Zustimmung des RechnungsempfĂ€ngers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen.
  • Bis Ende 2027 ist die Frist fĂŒr Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlĂ€ngert. Sie dĂŒrfen bei EinverstĂ€ndnis des RechnungsempfĂ€ngers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im sonstigen Format ausstellen.
  • Bis Ende 2027 ist es außerdem fĂŒr alle Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen (z.B. mittels EDI).   
  • Ab dem 01.01.2028 mĂŒssen alle im Wachstumschancengesetz bezĂŒglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden.

infra:NET – E-Rechnung

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  • FĂŒr Version 8 wird es noch in diesem Jahr eine Erweiterung geben, um die Bereitstellung einer E-Rechnung in den unterschiedlichen Formaten fĂŒr den EmpfĂ€nger komfortable einzustellen.