Ab dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtetet, die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle inländischen B2B-Umsätze zu akzeptieren. Diese Änderung, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz und bestätigt durch den Bundesrat, zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsstellung zu steigern und Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren.
Was bedeutet das?
Das Gesetz wird leider gerne missverständlich dargestellt oder interpretiert. Eine Verpflichtung zur E-Rechnung gegenüber Ihren Business-Kunden gibt es NICHT! D.h. Sie können weiterhin über die gewohnten Wege und den üblichen Medien Ihre Rechnung stellen – auf Papier, als PDF oder eben ab 2025 als E-Rechnung. Wenn Sie sich 2025 für die E-Rechnung entscheiden, haben Sie allerdings dann die Sicherheit, dass der Rechnungsempfänger Ihre Rechnung akzeptieren muss.
Das gleiche gilt für Sie als Rechnungsempfänger. Entscheidet sich ein Lieferant Ihnen ab 2025 E-Rechnungen zu senden, müssen Sie dies akzeptieren. Was das für Konsequenzen für Sie hat, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Dokument, das Rechnungsdaten so darstellt, dass sie elektronisch übermittelt und automatisch verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierformaten, die manuell überprüft werden müssen, ermöglicht die E-Rechnung eine medienbruchfreie Verarbeitung und reduziert die Fehleranfälligkeit erheblich. Eine E-Rechnung kann aber auch in einer „normalen“ PDF-Datei eingebettet sein – siehe unten.
Vorteile der E-Rechnung
Für Rechnungssteller:
- Effizienz: Schnellere und einfachere Erstellung und Übermittlung von Rechnungen.
- Kostensenkung: Einsparungen bei Papier- und Portokosten.
- Automatisierung: Höhere Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung.
Für Rechnungsempfänger:
- Automatisierte Verarbeitung: Optimierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten.
- Datenqualität: Reduzierung von Fehlern und Erhöhung der Datenqualität.
- Flexibilität: Dezentralisierte und ortsunabhängige Bearbeitung von Rechnungen
Formate der E-Rechnung
Die in Deutschland anerkannten Formate für E-Rechnungen umfassen:
- XRechnung: Ein XML-basiertes, maschinenlesbares Format, was bedeutet, dass die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltungssysteme der Empfänger eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0): Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF/A-3-Datei als auch eine XML-Datei enthält und somit auch lesbar ist, wie man es bisher von PDF-Rechnungen gewohnt ist.
Zeitplan
- Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
- Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 ist die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im sonstigen Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 ist es außerdem für alle Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen (z.B. mittels EDI).
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle im Wachstumschancengesetz bezüglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden.
infra:NET – E-Rechnung
- Die Funktionalität der E-Rechnungen ist Bestandteil von infra:NET 8.0 und wird umfänglich zur Verfügung gestellt. E-Rechnungen können mit Anpassungsaufwand ab infra:NET 7.9 eingebunden werden.
- Bei infra:NET-Versionen bis Release 7.8 ist es technisch nicht möglich, E-Rechnungen zu erzeugen und zu verschicken, noch können E-Rechnungen eingelesen werden.
Ein Update ist hier dringend notwendig! Sprechen Sie uns oder Ihren Partner bitte rechtzeitig an, da die Kapazitäten für Updates begrenzt sind. - Ab dem infra:NET-Release 7.9 können grundsätzlich E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und xRechnung ausgegeben werden. Die Syntax entspricht dem CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Für die Einrichtung der Ausgabe von E-Rechnungen, sind Anpassungen an Dialogen, Druckausgaben und Mediensteuerung notwendig und werden von der iN|ES GmbH oder Ihrem infra:NET Partner als Dienstleistung angeboten.
- Das Einlesen von E-Rechnungen zur Unterstützung der Rechnungsprüfung ist mit dem Release infra:NET 7.9 nicht vorgesehen.
- Mit dem 01.01.2025 erreicht das Release infra:NET 7.9 den Zustand „end-of-life“ (EOL), was bedeutet, dass es keine neuen Updates, Fehlerbehebungen, Sicherheitsaktualisierungen oder offiziellen Support mehr gibt. Das betrifft dann auch die E-Rechnungen. Es gibt hierzu ebenfalls keinerlei Anpassungen mehr.
Ein Update auf das aktuelle infra:NET-Release 8 ist spätestens dann notwendig. - Für die Version 8 wird es rechtzeitig noch in diesem Jahr eine Erweiterung geben, um u.a. die Bereitstellung einer E-Rechnung in den unterschiedlichen Formaten für den Empfänger komfortabler einzustellen. Hierzu wird es umfangreiche Erweiterungen in den Kunden- und Lieferantenstammdialogen, sowie weitere Tabellen zur Hinterlegung von kunden- und lieferantenspezifischen Medienzuordnungen geben.
- Generell besteht keine Notwendigkeit E-Rechnungen in infra:NET einzulesen. Hier wird der Import der Rechnungen in die Finanzbuchhaltung empfohlen. Sollte zur Unterstützung der Rechnungsprüfung der Import von Rechnungen gewünscht sein, so wird hierzu das optionale und kostenpflichtige Modul „Rechnungseingangsprüfung“ vorausgesetzt.