📩E-Rechnung ab 2025 in Deutschland 🇩🇪
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen verpflichtetet, die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle inländischen B2B-Umsätze zu akzeptieren. Diese Änderung, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz und bestätigt durch den Bundesrat, zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsstellung zu steigern und Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren.
Was bedeutet das?
Das Gesetz wird leider gerne missverständlich dargestellt oder interpretiert. Eine Verpflichtung zur E-Rechnung gegenüber Ihren Business-Kunden gibt es noch NICHT (Zeitplan siehe unten)! D.h. Sie können weiterhin über die gewohnten Wege und den üblichen Medien Ihre Rechnung stellen – auf Papier, als PDF oder eben ab 2025 als E-Rechnung. Wenn Sie sich 2025 für die E-Rechnung entscheiden, haben Sie allerdings dann die Sicherheit, dass der Rechnungsempfänger Ihre Rechnung akzeptieren muss.
Das gleiche gilt für Sie als Rechnungsempfänger. Entscheidet sich ein Lieferant Ihnen ab 2025 E-Rechnungen zu senden, müssen Sie dies akzeptieren. Was das für Konsequenzen für Sie hat, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Dokument, das Rechnungsdaten so darstellt, dass sie elektronisch übermittelt und automatisch verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierformaten, die manuell überprüft werden müssen, ermöglicht die E-Rechnung eine medienbruchfreie Verarbeitung und reduziert die Fehleranfälligkeit erheblich. Eine E-Rechnung kann aber auch in einer „normalen“ PDF-Datei eingebettet sein – siehe unten.
Vorteile der E-Rechnung
Für Rechnungssteller:
- Effizienz: Schnellere und einfachere Erstellung und Übermittlung von Rechnungen.
- Kostensenkung: Einsparungen bei Papier- und Portokosten.
- Automatisierung: Höhere Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung.
Für Rechnungsempfänger:
- Automatisierte Verarbeitung: Optimierte Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten.
- Datenqualität: Reduzierung von Fehlern und Erhöhung der Datenqualität.
- Flexibilität: Dezentralisierte und ortsunabhängige Bearbeitung von Rechnungen
Formate der E-Rechnung
Die in Deutschland anerkannten Formate für E-Rechnungen umfassen:
- XRechnung: Ein XML-basiertes, maschinenlesbares Format, was bedeutet, dass die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltungssysteme der Empfänger eingelesen und verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0): Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF/A-3-Datei als auch eine XML-Datei enthält und somit auch lesbar ist, wie man es bisher von PDF-Rechnungen gewohnt ist.
Zeitplan
- Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
- Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 ist die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im sonstigen Format ausstellen.
- Bis Ende 2027 ist es außerdem für alle Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen (z.B. mittels EDI).
- Ab dem 01.01.2028 müssen alle im Wachstumschancengesetz bezüglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden.
infra:NET – E-Rechnung
- Sie planen Ihre E-Rechnungsumstellung mit infra:NET? Ab dem Release 7.9 ist unser ERP-System darauf vorbereitet. Sprechen Sie uns gerne an. Wir sind für Sie da!
- Für Version 8 wird es noch in diesem Jahr eine Erweiterung geben, um die Bereitstellung einer E-Rechnung in den unterschiedlichen Formaten für den Empfänger komfortable einzustellen.
