Einrichtung xRechnung/ZUGFeRD und dynamische Medienzuordnung

Die Einrichtung des elektronischen Versands von E-Rechnungen für Rechnungen und Gutschriften wurde vereinfacht. Neue Datenbankfelder in Kundenstamm (Datei 41) und Adressen (Datei 42) erlauben die standardisierte Angabe von Mail-Adressen, die ausschließlich für den Versand von E_Rechnungen z.B. im ZUGFeRD- oder xRechnung-Format vorgesehen sind. Das gewünschte Format lässt sich dabei im Kunden- bzw Adressstamm komfortabel über eine Auswahlliste einstellen.

Hinweis: Die zu verwendenden Einstellungen werden erst beim Rechnungsdruck aus den Adressdaten der für den Auftrag verwendeten Rechnungsadresse, oder – wenn keine Rechnungsadresse angegeben wurde oder die entsprechenden Felder leer sind – aus den Kundenstammdaten ermittelt. Die bei der Auftragserfassung im Feld “Rechnung an” erfasste bzw. angezeigte Mail-Adresse wird NICHT verwendet, da diese ggf. bereits für andere (individuell eingerichtete) Zwecke verwendet wird.

In der Drucker- und Medienkonfiguration können die E-Rechnungseinstellungen für ein Ausgabemedium im Register “E-Rechnung” bearbeitet werden. Bei Aktivierung der E-Rechnungserstellung werden die notwendigen Felder sinnvoll dem Standard ensprechend vorbelegt und können bei Bedarf geändert werden (z.B. wenn vom Standard abweichende Informationen in den E_Rechnungsdaten bereitgestellt werden sollen). Die Aktivierung der E-Rechnungserstellung ist nur bei den Medientypen “Datei”, “E-Mail” und “Programm” sinnvoll. 
Installationstipp: Im INI-Verzeichnis wird eine ADD_PRINTER.INI-Datei mit beispielhaften Druckmedien “[ERECHZF]” (ZUGFeRD-Rechnung per Mail) und “[ERECHXR]” (xRechnung per Mail) zur Verfügung gestellt, die in die PRITNER.INI übernommen werden können. Die Medien-Idents werden auch in der beispielhaften Einrichtung der dynamischen Medienkonfiguration (SYSMEDIALINK) verwendet.
Hinweis: Bei der Ausgabe einer E-Rechnung im ZUGFeRD-(PDF-)Format, können neben der XML-Datei mit den E-Rechnungsdaten auch weitere Dateien in die erzeugte PDF-Datei eingebettet werden, die während des Druckvorgangs über den Operator “C:$MA” gesammelt wurden.

 

Dynamische Medienzuordnung
In einer neuen Datenbanktabelle 996 (SYSMEDIALINK) können bei der Druckausgabe zu verwendende Medien abhängig vom zu druckenden Formular und den vom jeweiligen Druckprogramm zur Verfügung gestellten Daten auf allen verfügbaren Druckkanälen angegeben und aktiviert bzw. deaktiviert werden. Darüber lassen sich BEI ALLEN DRUCKAUSGABEN flexibel Druckmedien verwenden, ohne z.B. in einer MIL-Datei den C:!MEDIUM-Operator verwenden zu müssen.
Darüber hinaus lassen sich bei Bedarf bis zu 10 Eigenschaften der verwendeten Druckmedien übersteuern – z.B.  um eine spezielle MIL-Datei oder einen abweichenden Dateinamen beim Mailversand zu benutzen. Das erspart die Einrichtung zusäzlicher Druckmedien.
Die dynamische Medienzuordnung wird bei der Ausgabe von E-Rechnungen verwendet, um abhängig vom E-Rechnungstyp-Kennzeichen im Kunden- bzw. Adressstamm das passende Druckmedium anzusteuern.
Installationstipp: Bei der Installation werden in der Datenbanktabelle SYSMEDIALINK bereits 4 Konfigurationseinträge hinterlegt, die zusammen mit den in der ADD_PRINTER.INI beispielhaft vorgegebenen Druckmedien und den angepassten Kundestamm- und Adressdialogen bereits eine einfache Aktivierung des E-Rechnungsversands für ausgewählte Kunden und Rechnungsanschriften ermöglichen.

Protokollierung Medien-Herkunft
Um bei auftretenden Druck- bzw. Ausgabeproblemen die Fehlersuche zu vereinfachen, wird in der Sitzungs-LOG-Datei beim Öffnen der Druckausgabe die Herkunft des verwendeten Druckmediums protokolliert.

Die Auswahl des zu verwendenden E-Rechnungstyps im Kunden- bzw. Adressstamm wird über eine FillControl-gesteuerte Auswahlliste realisiert. Zusammen mit den angepassten Dialogen sind dazu folgende INI-Einträge (Standard) notwendig: